Hogyan állította munkába a DMS One a Claude-ot az egész cégben, a vezetéstől a kódbázisig

A Claude-dal a DMS One:

• 40–60 százalékkal csökkentette a kritikus pre-sales folyamatok átfutási idejét
• 13 százalékkal csökkentette az adminisztrációra fordított időt azzal, hogy a meetingekből kinyert információ közvetlenül a CRM-ben végzett tevékenységrögzítésbe és ügyfélelemzésbe kerül
• Több mint 10 újrafelhasználható, ágensalapú munkafolyamatot üzemeltet élesben a pre-sales, a fejlesztés, a support és a projektmenedzsment területén
• A beérkező support ticketekhez besorolási és prioritási javaslatot készít, írásos indoklással, így a supportcsapat teljes kontextus birtokában dönt
• Gyorsabb indulást ad a fejlesztőknek az új fejlesztési és hibajegyeknél: a Claude Code elemzést és javasolt javítást készít, amelyeket a mérnökök átnéznek, módosítanak vagy elvetnek
• Strukturált képzési programmal több mint 20 embert juttatott el a magabiztos, napi szintű használatig

A kihívás

A DMS One Magyarországon több mint 3500 vállalat és közintézmény számára fejleszt és üzemeltet dokumentum- és munkafolyamat-kezelő szoftvereket, kis létszámú csapattal, amely a projektmegvalósítást, a supportot, a fejlesztést és a vezetést is lefedi. Ez a modell rengeteg ismétlődő, tudásigényes munkát koncentrál néhány emberre. Minden support ticketet kézzel kellett elolvasni, kategorizálni és priorizálni, a ráfordítást pedig megbecsülni. A tanácsadóknak és a support munkatársainak nem volt gyors módjuk arra, hogy egy nagy kódbázisban visszakövessék a rendszer viselkedését. A vezetők kézzel állították össze az áttekintő riportokat, a projektmenedzserek pedig minden ciklusban újra elkészítették a státuszösszegzéseket és elvégezték a meetingek előkészítését. Ahol egyáltalán használtak AI-t, ott az elszigetelt megoldásokban maradt.

A megoldás

A BPDATA a DMS One Delivery Partner of Record partnereként a Claude Partner Networkön belül azt tűzte ki célul, hogy a Claude ne egyetlen csapat eszköze legyen, hanem egyetlen platform, amelyre az egész cég támaszkodhat.

A megoldás középpontjában egy MCP-alapú integrációs architektúra áll, amely a Claude-ot a DMS One alaprendszereihez köti, köztük a Jirához, a Bitbuckethez, a Salesforce-hoz és a Google Workspace-hez. A beérkező support ticketek besorolási és prioritási javaslatot kapnak írásos indoklással, egy ütemezett napi riport pedig sürgősség szerint rendezi a nyitott ticketek sorát; minden javaslatot a supportcsapat vizsgál felül, és a végső döntés is az ő kezében van. A tanácsadók és a support munkatársai hétköznapi nyelven kérdeznek a rendszer viselkedéséről és a hibákról, a válaszok pedig az élő kódra épülnek. Új fejlesztési és hibajegyeknél a Claude Code elemzést és javasolt javítást készít kiindulópontnak, amelyet a mérnökök átnéznek, módosítanak vagy elvetnek. Az AI mindvégig döntéstámogató szerepben marad: minden besorolás, prioritás és éles változtatás felett az emberek döntenek.

Az integrációk úgy épültek, hogy az adatvédelem tervezési követelmény legyen. Az egyes csatlakoztatott rendszerekhez adott hozzáférés arra korlátozódik, amire az adott munkafolyamatnak szüksége van, a személyes adatok kezelése megfelel a GDPR-nak, és minden olyan AI-kimenet, amely ügyfelet vagy a kódbázist érint, emberi ellenőrzésen megy át, összhangban az EU AI Act emberi felügyeletre vonatkozó elveivel.

A pre-sales specifikációs és prototípuskészítési folyamat ágensalapú munkafolyamatként épült újra, a tágabb eszközlánchoz kapcsolva, ami 40–60 százalékkal csökkentette a kritikus pre-sales folyamatok átfutási idejét. A meetingekből kinyert információ közvetlenül a CRM-ben végzett tevékenységrögzítésbe és ügyfélelemzésbe kerül, ami 13 százalékkal csökkentette az adminisztrációra fordított időt.

A vezetői csapat számára ütemezett Cowork-feladatok végzik a visszatérő áttekintést és tevékenységkövetést, a projektmenedzserek pedig rendszeres időközönként kapnak aktuális státuszösszegzéseket és meeting-előkészítést. A bevezetés funkciónként haladt, a tanácsadói és projektcsapattól a supporton át a termékterületig és a tesztelésig, amit belső Claude-skillek könyvtára és egy strukturált képzési program támogatott – ez utóbbi több mint 20 embert juttatott el a magabiztos, napi szintű használatig.

Az eredmény

A Claude ma élesben működik a DMS One-nál: nem egyetlen csapatnál, hanem a cég egészében – 24 ember használja nap mint nap, a vezetéstől a tanácsadáson, a projektmenedzsmenten és a supporton át a termékterületig és a tesztelésig. A kritikus pre-sales folyamatok 40–60 százalékkal gyorsabban futnak, az adminisztrációra fordított idő 13 százalékkal csökkent, és több mint 10 újrafelhasználható, ágensalapú munkafolyamat viszi az ismétlődő munkát a cég egészében. A support ticketek dokumentált javaslattal érkeznek, a fejlesztési jegyek elkészített elemzéssel és javasolt kiindulóponttal, a vezetők és a projektmenedzserek pedig üres lap helyett kész riportokból indulnak – a döntéseket minden lépésnél emberek hozzák.

Kitekintés

A DMS One számára a belső bevezetés az első lépés volt, nem a célállomás. A meglévő asszisztensek a platformra kerülnek, az új belső ágensek már eleve ott épülnek, a skillkönyvtár pedig hónapról hónapra bővül. A belső bevezetés eredményeire építve a cég az AI-alapú funkciók bevezetését is vizsgálja magában a DMS One termékben.

Megvalósította a BPDATA Kft., a Claude Partner Network Delivery Partner of Record partnere.